8sept 2014 : Quels sont les fondements de la gestion de licence ?par

Les logiciels de gestion de parc informatique offrent des fonctionnalités intéressantes de gestion des licences :

  • Collecte de logiciel
  • Transcodage de l’information logicielle pour une meilleure gestion
  • Réconciliation automatique avec un catalogue existant
  • Gestion des contrats de licence

Mais la seule dimension de l’outil ne saurait satisfaire l’ensemble des exigences à combler pour qu'un véritable projet de gestion logicielle soit mené à bien. Nos diverses expériences dans la mise en œuvre de Wingoo Service Desk démontrent même que le focus sur l’outil de gestion de parc informatique ou d’inventaire vient en dernier ressort...

Le premier élément fondamental est que le management de l’organisation doit sponsoriser le projet.
Dans cet objectif, le projet doit être pensé à la lumière d’un business case.

  • Quels sont les bénéfices du  projet ?
  • Les bénéfices seront-ils supérieurs aux coûts ?
  • Quels sont les objectifs qui seront particulièrement valorisés par le management ?


Le projet, dans le cadre du business case doit avoir un point de départ, des objectifs validés, un calendrier et des indicateurs qui permettent de mesurer la performance.

Dans le cadre du point de départ, il sera pertinent de répondre à des questions telles que :

  • Combien dépensons-nous par an en investissement logiciel, en maintenance annuelle ?
  • Quelles ressources sont en charge de la gestion logicielle actuellement ?
  • Où sont physiquement les données administratives (contrats de licence, factures) ? Comment sont-elles stockées ? Qui sont les acheteurs ?
  • Quel est le niveau actuel de maturité de notre gestion de parc informatique ?
  • Quelle est la qualité actuelle de nos données de gestion de licence ?
  • Quelle est notre exposition au risque juridique ?

 

Les objectifs du projet doivent être proprement pesés et réaliste. Notre expérience en la matière que les objectifs sont souvent atteints avec retard. Les objectifs peuvent par exemple être formulés de la sorte :

  • Nous visons une baisse de 10% de nos dépenses d’investissement
  • Nous visons la fourniture de 10% des demandes par des réallocations logiciels
  • Nous visons une conformité logicielle de 99% à 24 mois
  • Nous visons à ce que 95% des employés souscrivent à la charte d’utilisation logiciel dans les 6 mois

Votre projet de gestion de licence doit ensuite dsadosser à des processus et des ressources. Le but du jeu va être de réconcilier les données d’inventaire et d’analyse d’usage des logiciels avec les données administratives, collectées en parallèle. Dans ce cadre, il est intéressant de se poser les questions suivantes :

  • Quels sont les informations à recueillir afin d’atteindre nos objectifs.
  • Démarrons-nous par un pilote ?
  • Quelles ressources (internes, externes, technologiques) est-ce que j’utilise pour le projet

 

C’est ensuite lorsque ces points  sont clarifiés que les outils de gestion de parc informatique vont jouer leur rôle : industrialiser le processus et devenir le réceptacle de l’ensemble de vos données de gestion des licences.